Реферати

I. Основни принципи на презентацията

Презентациите са мощно средство за предаване на послание на група от хора. Те могат да се използват за да се убеди аудиторията да предприеме определена последователност от действия, да й се поднесе някаква информация, да се потърси съпричастност или да се осигури форум за дискусия по противоречиви или предизвикателни идеи.

1. Структура по древногръцки
Когато се учим как да направим една наистина добра презентация, взимаме пример от хората, които са я направили за първи път – древните гърци. Състоящата се от пет части древногръцка схема на убедителната реч – въведение, изложение, аргументация, опровергаване и заключение – с времето не е претърпяла значително подобрение. Дори двадесет и пет столетия по-късно можем да използваме прозренията на древните гърци, за да предадем сила на нашата презентация.

1) Въведение
В наши дни общоприетата практика е такава: казваме на нашата аудитория за какво имаме намерение да и говорим, след това й го излагаме и накрая й казваме отново за какво сме й говорили. Древните гърци не са се придържали към този подход. Те са го преценили като твърде предсказуем и досаден – нещо, с което безброй аудитории вече са се съгласили. Аудиторията бързо долавя към какво се стремим, а щом това стане, изслушва само една от трите части на презентацията, пренебрегвайки всичко останало. И така оставаме да си говорим пред празни погледи, докато приключим.
Древните гърци са използвали въведението, за да подготвят аудиторията да изслуша дадена реч в добро предразположение. Ето някои от техните стратегии:
Да говорим за аудиторията – Никога не бихме сбъркали, ако направим комплимент на присъстващите.
Да говорим за събитието – Би било добре да привлечем вниманието на аудиторията към нещо, което е специално по отношение на конкретното събитие.
Да говорим за някакъв исторически момент – Ако можем да поставим времето и датата на провеждане на презентацията в исторически контекст, аудиторията ще успее да извлече по-силно усещане за сериозност на начинанието, отколкото при обикновени условия.
Да говорим за мястото – Споменаването на помещението, града, областта или дори държавата, в която се провежда презентацията прави нашето въведение още по-ефектно.
Да говорим за целта на изказването – Наша е привилегията, в качеството си на говорители, да очертаем темата и да изградим контекста на разговора.

2) Изложение
Същината на изложението представлява някаква история за разказване. Тук ние трябва да навлезем дълбоко в материята, независимо дали тя касае нещо, което искаме нашите слушатели да извършат, нещо, в което искаме да ги убедим, или пък такова, за което искаме да ги осведомим. Ако смятаме, че не ни е по силите да изразим онова, което искаме да изложим под формата на разказ, трябва да обмислим отново материала.

3) Аргументация
При аргументирането на нашата презентация, трябва да представим доказателства или някаква подкрепяща логика на нашата теза. Този раздел е може би най-важният от цялата презентация за привличането на аудиторията към нашата гледна точка. В никакъв случай не трябва да забравяме, че слушателита запомнят много малко от онова, което чуват. По тази причина е добре да използваме само необходимият минимум от фактологичен материал и да се придържаме най-много към три или четири основни аргумента. Повече от това на практика би остлабило тезата ни, защото аудиторията ще почне да губи търпение и ще започне да смята, че се стремим да подкрепяме слаби аргументи с каквото ни дойде наум.

4) Опровержение
В този раздел на древногръцкия модел на речта се предвеждат възражения на нашите аргументи. Този раздел е от особена важност, когато предметът на обсъждане е противоречив. Трябва да се вслушваме в гледните точки на опонентите, защото ако пропуснем да направим това, ще предизвикаме аудиторията да излезе с оплакването, че никога не се съобразяваме с мнение, противно на нашето.

5) Заключение
Заключението не бива да резюмира нашите аргументи. То трябва по-скоро да бъде отправено към аудиторията за търсене на разбиране от нейна страна, за прикана към действие и за одобрение. Древните гърци са заявили много ясно, че на този етап не се изисква резюме. Ако започнем да обобщаваме, ще отегчим хората и ще ги подразним. Понеже аудиториите са склонни да запомнят последното нещо, което са чули е добре да кажем на своята аудитория какво смятаме, че трябва да мисли или извърши.

2. Начини на възприемане от слушателите
Друго важно нещо, което трябва да помним, докато развиваме и излагаме нашите идеи, е, че за различни представители на аудиторията е присъщо да имат различни начини на възприемане. Съществуват три начина на възприемане, които обичайно биват определяни като визуален, слухов и кинезичен. При повечето хора най-силно развит е един от тях, а останалите два по-слабо.
• Визуално възприемащи: Този тип възприемащи реагират най-добре на картинки, графики и други визуални стимули. Изследванията показват, че между 30 и 40 процента от хората са визуално възприемащи.
• Слухово възприемащи: На този тип хора им въздействат по-добре изречените думи и други звуци. Според приблизителна оценка, между 20 и 30 процента от населението биват слухово възприемащи.
• Кинезично възприемащи: Този тип хора са най-чувствителни към движения и физическа дейност – занимават се с прототипи, работят на лабораторни маси или пък наблюдават някой презентатор, който се движи наоколо, смесвайки се с аудиторията и използвайки реквизит. Някъде около 30 до 50 процента от хората възприемат кинезично.
Ако искаме да привлечем вниманието на тези три групи различно възприемащи хора и да ги накараме да откликнат на онова, което имаме да им кажем, нашата презентация трябва да бъде съобразена с техните начини на възприемане. В противен случай рискуваме да си изгубим аудиторията. Понеже никога не можем да бъдем сигурни за конкретните предпочитания на определена аудитория е добре да осигурим по нещо за всекиго – някакъв визуален материал, известна доза словестност и достатъчно кинезична дейност.

II. Подготовка на презентацията

1. Определяне на целта
Целта на нашата презцентация представлява всъщност резултатът, който преследваме – споделянето на информация, дискусия, взаимодействие, обратна връзка или продажба. Тази цел определя естеството и хода на презентацията. Щом веднъж сме наясно с целта, вече бихме имали по-добра представа относно следните неща:
• Дали изобщо да изнасяме презентация?
• Дали да я изнесем пред именно тази аудитория и при тези конкретни обстоятелства?
• Какво да кажем и как да го кажем?
• Какви би трябвало да бъдат последиците?
• Възможните възражения

2. Опознаване на аудиторията
За да бъде ефективна презентацията, е необходимо познаване на аудиторията. Изготвянето на психологически профил на аудиторията ще помогне при дефинирането на посланията, така че те да окажат желания ефект. На този етап трябва да се отговори на следните въпроси:
• Кои са хората, съставляващи нашата аудитория и каква е връзката им с предмета на обсъждане?
• Колко добре са информирани те относно този предмет? Какво трябва да узнаят за него?
• Какво очакват те от презентацията?
Спрямо спецификата на аудиторията и съдържанието на презентацията, трябва да се определи времетраенето на изложението. В тази връзка е добре да се усведомим предварително от наши колеги или бизнес партньори, дори и от потенциални членове на публиката, какво е обичайното времетраене на подобни презентации. Освен това трябва да се съобразим и с това, дали публиката ни познава или не и при нужда, да включим информация за себе си и за институцията, която представляваме, в началото на нашето изложение.

3. Вземане на решение какво да бъде казано
За да не стигаме до момент, в който знаем какво искаме да извършим, обаче изпитваме трудност да го формулираме с обикновени думи и идеи, трябва да разбием тази задача на три части.
1. Определяме нашето ключово послание, т.е. онова, което искаме хората да запомнят и какво действие искаме от тях да предприемат. Това послание изхожда пряко от нашата цел.
2. След това, определяме аргументите, които най-добре подкрепят нашето послание.
3. Накрая, трябва да установим в кой момент бихме имали нужда от участие на аудиторията, от съгласие или взаимодействие.
След като сме генерирали нашия първоначален набор от идеи за това какво да кажем, вече сме готови да ги рецензираме и изгладим.

4. Организиране
След като сме събрали „суровия” материал за нашата презентация, следва да го структурираме и подготвим във вида, в който ще го използваме пред публиката.
Древните гърци са определили идеалната презентация като състояща се от пет части: въведение, изложение, аргументация, опровержение и заключение. Днес обаче съвременните презентатори предпочитат един подобен, но леко съкратен вариант от четири части: откриване, излагане на проблема, разрешаване на проблема и преминаване към действие.
• В началото е добре да използваме някакъв трик за да привлечем вниманието на нашата аудитория – някакъв коментар, въпрос и т.н. На този етап трябва ясно да се дефинира целта на презентацията. Необходимо е да установим силен контакт с аудиторията, базиран на взаимно доверие, трябва да опишем важността и актуалността на темата, която ще разглеждаме, и да запознаем аудиторията си накратко с основните моменти, на които ще се спрем в презентацията си.
• По време на втората част трябва да изясним пред аудиторията защо проблемът ги засяга и каква е нуждата от решаването му. Трябва да направим аудиторията съпричастна към наштите идеи, като питаме хората за предложения и засягаме техните нужди и идеи.
• В третата част от нашата презентация обясняваме на аудиторията как ние мислим, че ще бъде разрешен проблемът или удовлетворена необходимостта. Трябва да изтъкнем преимуществата и възможностите, които нашият метод предлага.
• На последния етап от нашето изложение трябва да завършим със силен финал и ясно формулиран призив за действие. Длъжни сме да дадем на хората оптималната мотивация за пристъпване към реално действие, тъй като аудиториите са склонни да запомнят последното нещо, казано в една презентация.

5. Подготвяне на ефективни нагледни материали
Всеки си има предпочитан начин на възприемане, обаче повечето хора откликват по-добре на нагледни материали, отколкото само на произнесени думи. Проучванията сочат, че 75 процента от онова, което хората знаят е било добито по визуален път. Една картинка е три пъти по-ефективна, отколкото думите. А думите и изображенията, когато бъдат съчетани, стават шест пъти по-ефективни, отколкото са само думите, взети отделно. В този смисъл използването на нагледни материали е не просто желателно, а задължително. Но има един недостатък: докато публиката следи нагледното средство, тя обикновенно не следи презентатора. Затова когато изнасяме своята презентация, трябва да сме си научили речта и само да се подсещаме от материалите, които използваме.

6. Репетиране
След като предишните етапи са изпълнени, може да се пристъпи към ефективна подготовка – тренинг на презентацията. Това на практика означава: заучаване на репликите наизуст; постигане на синхрон между говорене и онагледяване на изложението; тест на техническите параметри – съвместивост между презентационната техника и подготвените материали; определяне на темпо-ритъма на говорене. Репетициите е добре да се правят пред огледало, за да се хармонизират невербалните с вербалните елементи на презентацията. Накрая може да се направи генерална репетиция пред истинска публика, която би помогнала да се направят някои последни корекции. И не трябва да забравяме: еднакво важни са както формата, така и съдържанието. И за това трябва да се работи парлелно върху ефиктивността и на двете.

III. Изложение на презентацията

Щом вече веднъж се намираме в залата заедно с нашата публика, и сме подготвили посланието и материалите си, трябва да фокусираме вниманието си върху изнасянето на възможно най-ангажиращата презентация.

1. Как да се говори ефективно
За да изградим едно наистина добро поведение, трябва да спазваме следните постановки:
• Да не четем предварително написан сценарий. Ползваме бележки, само ако е крайно наложително.
• Да избягваме употребата на жаргонни думи и термини, които са непонятни за слушателите.
• Трябва да застанем с лице към аудиторията и да се обръщаме последователно към различни сектори от нея.
• Да избягваме стоенето зад катедра, ако е възможно.
• Да се разхождаме сред публиката, когато се налага да установим контрол, да създадем повече съпричастност или когато искаме присъстващите да ни възприемат като един от тях.
• Да жестикулираме спокойно и по естествен начин.
• Не бива да подрънкваме с ключове или монети, които се намират в джоба ни.
• Трябва да поемаме дълбоко въздух по време на паузите. Това ще ни помогне да се отпуснем и да избегнем пълнежа от звуци като „м-м-м” и „ъ-ъ-ъ”.

2. Изграждане на позитивен имидж
Имиджът е важен фактор за ефективното говорене пред публика. Ето защо, за да оптимизираме нашата ефективност, трябва да направим следното:
• Да се облечем подходящо. Няма да сгрешим, ако бъдем облечени също толкова формално или дори по-формално от нашата публика.
• Да се постараем израженията на лицето ни да събуждат интереса на аудиторията.
• Да стоим изправени в цял ръст. Така ще увеличим нашата самоувереност и ще придадем повече обем на гласа си.
• Да осъществяваме и поддържаме зрителен контакт с хора от публиката. Ако сме твърде нервни, за да обхващаме с поглед цялата аудитория, се съсредоточаваме върху отделни индивиди.
• Да избягваме т.нар. „отбранителен” език на тялото – като скръстване на ръцете отпред пред гърдите.

3. Задържане вниманието на публиката
Повечето говорители се сблъскват с един или няколко проблемни представители на аудиторията – онези, които не са в настроение, претрупаните с информация или пък хората, които са толкова заети, че винаги мислят само за неотложните си грижи. Нито една от тези групи няма да чуе онова, което имаме да им кажем, освен ако не вземем мерки да направим някакъв пробив, за да привлечем вниманието им и да го задържим. Ето няколко доказани техники, чрез които можем да сторим това:
Да променим онова, което вършим, като направим внезапна пауза или променим интонацията. За да се използва тази техника успешно ние трябва да последваме последваме паузата с нещо твърде впечатляващо.
Да зададем въпрос. По този начин представителите на аудиторията ще усетят, че топката е в тяхното поле и тези, които не са ни слушали, вероятно ще наострят уши.
Да помолим за вдигане на ръце. По този начин ще намалим пасивното отношение, което е сигурна гаранция, че някои умове блуждаят.
Да използваме нагледни материали. Нагледните материали биха могли да подсилят нашето словестно изложение и да поддържат аудиторията ни будна и съсредоточена. Един впечатляващ нагледен материал може да има магнетичен ефект върху присъстващите.
Нагледните материали обаче имат обратен ефект, когато говорителите разчитат изцяло на тях да изложат същината на нещата – особено, когато просто четат онова, което аудиторията е в състояние и сама да прочете.

4. Справяне с въпросите
Зададени от аудиторията въпроси биха могли както да ангажират допълнително слушателите, така и да ни предоставят възможност да изложим в по-големи подробности съществени за хората неща. Най-доброто време за преминаване към въпроси и отговори е в самия край. Добра идея е да предизвестим аудиторията още в самото начало, че ще осигурим време за въпроси, когато приключим. По този начин си осигуряваме две преимущества: предотвратяваме неочаквани прекъсвания и ще имаме увереността, че слушатерите са чули цялата ни презентация, преди да вземат да задават въпроси.

Съвети за справяне с въпросите и отговорите
• Да направим ясен преход към сесията с въпросите и отговорите.
• Ако аудиторията е твърде голяма, трябва да повторим зададения въпрос така, че да го чуят всички.
• Необходимо е да поддържаме контрол над хода на сесията, като повтаряме въпроса и даваме отговор на цялата публика, а не само на питащия.
• Ако не знаем отговора на някой въпрос, трябва да насочим питащия към източник, който би го удовлетворил или да предложим да дадем отговор по-късно.

5. Справяне със сценичната треска
Справянето със страха започва от рано, когато още развиваме презентацията. Ако вкараме в нея идеи и факти, относно които ни обзема ентусиазъм и изпитваме пълна увереност, ще се чувстваме по-малко нервни. Ако нещо ни се струва подозрително и ни кара да преглъщаме на сухо, преди да го кажем, по-добре е да го отстраним.

Съвети за справяне със страха
• Добре е да предвидим евентуални въпроси и възражения, за да подготвим солидни отговори.
• Добре е да опознаем аудиторията си.
• Трябва да спрем да мислим за себе си и за това как изглеждаме в очите на аудиторията. Много по-добре би било ако пренасочим мислите си към хората срещу нас и към това как бихме могли да им помогнем чрез нашата презентация.
• Трябва да приемем нервността като нещо естествено и да не се опитваме да й противодействаме с храна, кофеин, медикаменти или алкохол преди да започнем презентацията.
• Ако нищо друго не върши работа и почнем да изтърваме конците, избираме си някое приятно лице от публиката и говорим на този човек.

И така, щом веднъж презентацията ни е стабилна, остава да я репетираме, докато се научим да я изнасяме с използването на минимален брой записки.

Използвана литература:

1. Harvard Business Essentials – Ръководство за успешен бизнес
2. Връзки с обществеността и бизнескомуникации – Любомир Стойков и Валерия Пачева, 2005г
3. Публикации в Интернет

Етикети: доклад по психология, реферат по психология