Реферати

1. Въведение
Western Union e международна система за експресни парични преводи, която обединява над 200 държави и територии с повече от 245 000 бюра предлагащи услугата. Тя е създадена на 8 април 1851г. и е част от американската First Date Corporation – световен лидер в системите за разплащане, електронна търговия, продуктите и услугите за информационен мениджмънт. Мащабите и опитът превръщат Western Union в пазарен лидер при разработването на нови продукти и услуги. Системата се утвърждава с неимоверно бързо темпо във всички страни извън САЩ, където функционира до 1990г. Тя е безспорен лидер, осъществявайки около 90 % от експресните преводи в света.
Системата за трансфер на пари чрез Western Union предлага възможност за бърз и надежден превод до всяка точка на света в рамките на 15 минути. При този тип трансфер не е необходимо потребителят да има открита банкова сметка в обслужващата банка. Движението на средства се осъществява чрез компютърна модемна връзка между съответната банка представител на Western Union и централния компютър на системата. Софтуерът за трансфер на парични средства на Western Union представлява мрежа, свързваща всички представители в една единна система.
2. Инсталиране на системата за бързи разплащания
Програмният продукт на Western Union е разработен в Коста Рика. Записан е на няколко дискети. Банката влиза във взаимоотношения с компанията съгласно договора за международно представителство на „Финансови услуги Western Union”. След прекратяването му следва оригиналните дискети и всички техни копия да бъдат унищожени.
Money Transfer 2000 (MT2000) e система, работеща под Windows. Създадена е, за да замести старата DOS – версия на програмата.
Минималните изисквания за Hardware и Software са:
 Pentium II, 200 MHz or equivalent
 96 MB CDRAM
 8 GB hard drive
 24 X CD-ROM drive
 Standard Modem for Dial-up connection
 Printer
 Windows 95, 98, 2000
 Win NT Service Pak 4 or higher
 Internet Explorer version 5.5 or higher
 Windows Dial-up networking or Remote services on Windows NT or 2000
Инсталирането на програмния продукт включва три етапа:
 Регистрация на локация в Western Union
 Организиране на семинар за обучение на оператори в системата
 Инсталиране на програмния продукт
На ниво централа в банката се определя отговорник за Western Union. Той получава от изпълнителния директор нареждане за инсталиране на системата Western Union в даден пункт от мрежата на банката.
Отговорникът Western Union се свързва с директора на съответния клон и го уведомява за решението. Изисква от него следната информация:
 наименование на бъдещата локация
 адрес, телефон, факс, работно време
 имена на операторите, които ще работят в системата
При преместване на оператор от една локация в друга или регистрация на нов оператор, се подава нова заявка.
Отговарникът Western Union трябва да се свърже с операторите и да вземе от тях ID номер и парола. След това се попълва формуляр Agent Request Form (стр.11), който се подписва от изпълнителния директор. Формулярът съдържа данни, необходими за регистрация на локация и оператор. Попълва се и при промени в зададените при регистрацията параметри.
Формулярът се изпраща по e-mail или по факс до EROC (European Regional Operations Center – регионален оперативен център). Периодът, за който става регистрацията е минимум две седмици. В Брюксел се регистрират от 1 до 6 локации едновременно, а повече от 6 едновременно в Коста Рика. След регистрация на локацията EROC праща по e-mail номерът на сметката и на терминала.
Отговорникът Western Union организира семинар за обучение на оператори в системата. Предава на служител информационни технологии да конфигурира:
MODEM
SITE
OPTIONS
SAVE & QUIT
Инсталират се файлове съдържащи информация за всички локации на Western Union по цял свят. С това приключва процесът по инсталиране на програмния продукт MT 2000.

3. Работа с програмния продукт Money Transfer 2000 (MT 2000)
Преди започване на същинската работа по изпращане и получаване на парични трансфери се преминава през един подготвителен етап. Операторът в системата Western Union (най-често това са служителите на каса) влиза в системата за парични трансфери като въвежда трицифрения си операторски идентификационен номер и паролата си. В началото на всеки работен ден служителят актуализира базата данни от меню “функции”. Така операторският компютър се свързва с централния компютър на Western Union и зарежда актуализираните данни. С това подготовката за работа приключва.
Money Transfer 2000 притежава Agent Toolbox (агентско меню). То съдържа набор от опции, които подпомагат всички аспекти на търговските продажби и работата на операторите. Менюто включва:
 Agent Locator. Това е опция, която дава информация за агентските локации и предлаганите от Western Union услуги по цял свят.
 Exchange rate е меню, позволяващо достъп с информационна цел до текущия валутен курс, заложен в главния компютър на системата. Това става като се избере съответната дестинация и се потвърди избора с бутона Submit.
 MT Database Update позволява актуализиране на базата данни на местната локация от главния компютър, за което вече стана дума в началото на изложението.
 Transaction Log извежда на екрана списък с информация за въведените транзакции.
 Password Administration подсигурява локалната парола.
 Sign Off прекъсва връзката с главния компютър и излиза от програмата.
3.1. Компоненти и ориентиране в главния прозорец на програмата
Toolbar-ът (хоризонтален прозорец под главното меню) съдържа няколко икони, които позволяват бърз достъп до най-често използваните функции от менюто, а именно:
Administration
Agent Locator
Exchange rate
Database Update
Transaction Log
Help
Tree се нарича вертикалния прозорец в ляво на екрана. Той също съдържа няколко икони за бърз достъп до най-често използваните операции, като тук се включват Western Union Money Transfer Services and Agent Support Services (т. нар Agent Toolbox или агентско меню):
Send Money – Western Union Money Transfer
Quick Pay - Western Union Money Transfer
Pay Money – Western Union Money Transfer
Pay Cash - Western Union Money Transfer

Agent Toolbox - Agent Support Services
Administration - Agent Support Services
Agent Locator - Agent Support Services
Exchange rate - Agent Support Services
Database Update - Agent Support Services
Transaction Log - Agent Support Services
Sign Off - Agent Support Services
Третият компонент е Status bar-а. Той представлява правоъгълен прозорец, разположен в долната част на екрана. Съдържа индикатори за текущото състояние на транзакциата и извежда съобщения за оператора. Индикаторите от ляво на дясно са:
 Терминален номер и идентификационен номер на оператора;
 Съобщения за състоянието на трансфера;
 Състояние на връзката с главния компютър.
3.2. Осъществяване на транзакциите
Записване на трансфер
За да се избегне несъгласуваност на записваната информация, MT 2000 е създадена така, че информацията, която се изисква за трансфера, като сума, име, адрес и локация, винаги се въвежда по един и същ начин независимо от вида на транзакцията. Следва се последователността: Amount Entry, Currency Selection, Name Entry, Address Entry и Location Entry.
Приемане на трансфер
Приемането е процес на изпращане на записаната по съответната услуга информация до главния компютър за потвърждение. Ако главният компютър не приеме транзакцията, той посочва причината за това. Ако потвърди, изпраща MTSN (Money Transfer Control Number – контролен идентификационен номер) за идентификация на транзакцията.
Прекъсване на трансфер
Извършването на операцията по записването на данните за трансфера може да бъде прекъснато по всяко време чрез бутона Cancel.
Промяна на данните на трансфер
Информацията, въведена в трансфер, също може да бъде променена с въвеждане на други данни по всяко време в процеса на обработка на данните.
Успешното осъществяване на всеки превод изисква определен набор от информация. The card number entry dialog позволява въвеждането на номера на картата на клиенти, които притежават карта Western Union. Ако номерът се въведе неправилно системата изважда съобщение. При правилно въвеждане системата изпраща запитване до главния компютър за получаване на информация за картодържателя.
The receiver type dialog позволява да се избере вида на транзакцията – вътрешна (на територията на страната) или външна. А Receiver information позволява да се потвърди, че това е правилният получател на съответния превод. Необходимите за това данни включват: име, адрес и вид на трансфера. Друга опция, представяща информация за изпращача или получателя на праичния превод е Quick pay client entry. Представлява списък с фирми, клиенти на Quick pay, до които клиенти изпращат парични трансфери. Те се идентифицират по име и локация.
Страната, за която се изпраща превода се избира от Country selection. Amount entry въвежда сумата, за която има автоматичен формат и не е необходимо да се използва десетична запетая. Вида на валутата се посочва от Currency selection. Имената на изпращача и получателя на трансфера се въвеждат от Name entry. Програмата има две или три полета за имена в зависимост от избраната опция – first/last, first/paternal/maternal. Address entry въвежда адреса на клиента, а от Location entry се избира направление на трансфера.
Към паричния превод могат да бъдат добавени и допълнителни услуги като „съобщение” и „тест въпрос”. Достъпът до тях е възможен чрез натискането на Services Button.
3.3. Системното обслужване на програмата. Модули.
Transaction summary (кратко извлечение за транзакцията) показва важна информация за паричния превод, която е приета от главния компютър след потвърждаване на транзакцията от оператора с бутона submit. Извлечението съдържа Money transfer control number (MTCN), който e уникален за всеки превод и го идентифицира.
Additional services button (бутон за допълнителна информация) позволява да се въведе допълнителна услуга (информация) за текущия паричен трансфер. Информацията може да бъде изисквана от клиента или да служи за вътрешни нужди на агента. Когато се натисне бутона за допълнителна информация се отваря диалогов прозорец, в който може да се избере вида на допълнителната информация (съобщение или тест въпрос).
Switch dialog (прозорец за прехвърляне към друго мею) позволява да се премине към друга услуга за паричния превод без да се губи въведената до момента информация. Това е полезно, когато избраната услуга не е точна. Прозорецът позволява само да се премине към друг подходящ прозорец. Избира се желаният прозорец и се потвъждава с OK. CANCEL ни връща към оригиналния прозорец без да са направени никакви промени.
Customer information change confirmation dialog е диалогов прозорец за потвърждаване на променена информация за клиента. Ако част от информацията, отнасяща се за запаметен клиент в процеса на записване не съответстава на информацията, която идва от главния компютър за този клиент, то този прозорец дава възможност да се запаметят промените, ако клиентът желае.
Currency conversion service (валутна конверсия). Модулът за валутна конверсия позволява да се добие информация за валутния курс, по който се извършва конверсията на избраната валута при международни трансфери. Позволява също да се фиксира сумата, която да се плати независимо от промяната на курса.
Western Union предлга и допълнителни услуги за удобство на клиентите си. В MT 2000 информацията за тези услуги се въвежда и съответно е достъпна благодарение на няколко обособени модула. Message service (съобщение) позволява на клиента да прибави текстово съобщение за получателя на паричния трансфер. Delivery service (физическа доставка) дава възможност да се добави и физическа доставка към паричния трансфер, ако избраната дестинация позволява това. Третата услуга се осъществява чрез модула Test question (тест въпрос). Клиентът може да добави тест въпрос или физическо описание на получателя на трансфера, които се явяват идентификация на клиента при плащането. Тест въпросът може също да бъде и задължителен за трансфери над определена сума. Обикновенно тест въпрос е необходим за трансфери до някои африкански страни.
В тази връзка, освен информацията въвеждана по желание на клиента, MT 2000 има отделен модул за добавяне на данни за изпращача и получателя на превода, които са задължително изискване поради сумата на трансфера или законодателството на съответната страна. Този модул се нарича Sender/receiver information service.
Foreign information service (информационен модул) предоставя важна информация за страната, за която се изпраща трансфера. Тя включва информация за валутата, максимална възможна сума за получаване и изпращане, ограничения за парични трансфери, официално признатите документи за самоличност, часовата разлика, официалните празници (работните дни). При промяна тази информация автоматично се подновява, когато се извършва update от агентското меню (agent toolbox). Има придружаващи трансфера данни обаче, които не могат да бъдат актуализирани автоматично. Ето защо се налага използването на Financial adjustment service. Това е опция, с помощта на която се въвеждат различни такси от заложените при промоциии и др.
Sent amount service (информация за изпратения трансфер) е модол, който позволява да се види оригиналната информация за превода при международни трансфери. Тя включва: сумата изпратена във валутата на местния агент, страната от която се изпраща, платената такса и обменния курс. Особено важен за осъществяването на даден превод е модулът MTCN service. Чрез него може да се види MTCN-а на превода. Това меню е достъпно когато се търси даден трансфер по име в цялата база данни. При такова търсене на трансфер е достъпно и друго меню – Payment history service. То позволява да се видят записаните данни за даден превод.
Съществува опция за проследяване движението на трансфера. Това е модулът Retrieval history service. Изважда се списък с информация за датата и часа на въвеждане на транзакцията, операторът, терминалът и номерът на агента.

4. Приключване на работа и контрол върху транзакциите
Анализ и контрол на дневното движение
Анализът и контролът на дневното движение е дейността по събиране на данните за извършените операции чрез системата за парични преводи Western Union в мрежата на банката, както и данните, получени от системата на Western Union, тяхното съпоставяне и контрол.
Обработка на данните, получени от клоновете
Служител Western Union получава по електронната поща и по факс Activity Report. Той включва данни за извършен паричен трансфер, генерирани в компютъра на локацията, данни за извършена транзакция, получени от системата на Western Union. Попълва се таблица за дневното движение. А в началото на всяка седмица се изготвя таблица за седмичното изпълнение.
Обработка на данните, получени по електронната поща от Western Union
Служител Western Union получава Activity report чрез Easy Link (електронна система на Western Union за предаване на кодирани съобщения с данни за осъществени парични трансфери.), като извлича данни от съдържанието на електронната кутия по следната последователност:
 Осъществява връзка със SITA (компания, осъществяваща комуникациите между локациите и Western Union) и достъп до информационната система на Western Union (електронната кутия).
 Извлича данни от съдържанието на електронната кутия.
Файловетe Ac (activity) и St (settlement) трябва да се разархивират. Файлове M (message) са текстови и не се разархивират. Те носят информация за новооткрити по света локации, както и за настъпили промени в дейността на действащи такива. Данните в електронната кутия се съхраняват до 10 дни.
След това изтеглената от електронната кутия информация се прехвърля върху дискета. Дискетата се предава на Отговорника Western Union. Той разархивира файловете в определена директория. След разархивирането файловете се записват в програма Voyager*. Текстовите файлове (М) се разпечатват директно от дискетата и се съхраняват в съответна папка.
Отговорникът влиза с парола в програма Voyager. Маркира файловете в директория BULGARIA и прехвърля информацията в базата на Voyager. Избира Report manager и генерира справката. Разпечатва Activity reports и го предоставя на служител Western Union за контрол. Служителят сравнява данните, получени от Western Union с тези от локациите, прилага ги към тях и ги съхранява в архива на отдела.

Контрол върху разплащанията
Отговорникът за Western Union получава ежедневно от Western Union по факс фактура за осъществените през предходния ден плащания. Когато пред сумата във фактурата има знак (-), то това означава, че тази сума трябва да бъде преведена от Western Union по сметката на банката в банката кореспондент, посочена в договора. Когато сумата е със знак (+), тя трябва в срок от 24 часа да бъде преведена от страна на банката по сметката на Western Union, посочена в договора.
Разпечатва се Settlement report от Voyager и заедно с фактурата се предоставят на отдел валутно счетоводство в Централно Управление за последваща обработка.
Ако във фактурата има удръжки за направени разходи за комуникации или други, се разпечатва Shared Cost Adjustment от Voyager се представят на отдел Валутно Счетоводство. Отговорникът за Western Union получава по електронната поща от отдел Валутни разплащания SWIFT съобщения:
 МТ 910*, съдържащо информация за извършено плащане от Western Union към банката или
 МТ 202** при извършване на превод към Western Union.
Сравняват се данните от фактурата и МТ 910 – сметка, сума, вальор. Съхранява се копие от фактурата, заедно със съобщенията МТ 910 или МТ 202, получени по електронната поща от отдел Валутни Разплащания.
В края на всяко тримесечие се предоставя на отдел валутно счетоводство в Цнтралното Управление, разпределени по локации, извършените за периода транзакции. На базата на този списък комисионните, получени от Western Union за изплатените от банката транзакции, се разпределят и се превеждат на клоновете на банката.

Етикети: реферат за western union, реферат по бизнес информатика, реферат по икономика