Реферати

Описание на предложението за проект и анализ на надеждността
“Подобряване обслужването за гражданите и бизнеса в община Златица” на Община Златица
Проекта е разработен по Приоритетна ос III. “Качествено административно обслужване и развитие на електронното управление”
Подприоритет 3.1. “Подобряване на обслужването за гражданите и бизнеса, в това число чрез развитие на електронното управление”
Бюджетна линия BG051PO002/08/3.1-02.
Наименование на бенефициента Община Златица
Място на изпълнение Република България, Югозападен район за планиране; Софийска област; община Златица; Германия, Хамбург
Обща стойност на проекта 253 276 лева
Размер на предоставената финансова помощ 253 276 лева

Мисия и цели на проекта
Обща цел Да се подобри административното обслужване за гражданите и бизнеса от общинска администрация Златица.
Специфични цели
Ефективно организиране на работните процеси
Повишаване качеството на административното обслужване
Добра информираност на обществеността за предоставяните от администрацията услуги, като предпоставка за повишаване удовлетвореността на потребителите от дейността на администрацията
Популяризиране на целите, дейностите и резултатите от проекта

Времево и социално разграничаване на проекта
Периодът за изпълнение на проекта е 14 месеца
Проведено изследване, анализ и разработване на предложения за оптимизиране на процесите и интегриране на услугите предоставяни от общинската администрация
Разработена Интернет страница на общинската администрация
Разработен и издаван информационен бюлетин
Изследване, анализиране и формирани предложения за въвеждане на механизми за обратна връзка и измерване удовлетвореността на потребителите
Проведена среща на заинтересованите страни и създаден Съвет за усъвършенстване на обслужването на гражданите и бизнеса
Проучени, анализирани и изработени препоръки за подобряване на дейността по отношение на регулаторните режими
Организирано и проведено посещение в Хамбург (Германия) за проучване на опита за въвеждане на добри практики за постигане на по- добро обслужване
Разработена Харта на клиента на общинска администрация Златица.

Целеви групи
Целева група на проекта е Общинска администрация

План на етапите на проекта и метод за планиране
Проведени проучвания, изследвания, анализи и разработване на препоръки по отношение на оптимизиране на процесите и интегриране на услугите; въвеждане механизми за обратна връзка и измерване на удовлетвореността на потребителите; подобряване на дейността по отношение на регулаторните режими.
2. Изучаване на чужд опит в Хамбург (Германия).
3. Провеждане на кръгла маса.
4. Разработване на Интернет страница на общинската администрация, информационен бюлетин, Харта на клиента.
Дейност № 1
Очаквани резултати
Разработена Интернет страница на община Златица
Индикатор за изпълнение
Наличие на Интернет страница, отговаряща на предварително заложени критерии
Източници на информация за индикаторите
1.Проверка на съдържанието на Интернет страницата.
2.Брой посещения.
3.Проверка за достъпността и актуалността на информацията
Специфични цели
Добра информираност на обществеността и повишаване задоволството на потребителите.
Повишаване качеството на обслужването в общината.
Разпространение на резултатите от проекта
Дейност № 2
Очаквани резултати
Изследване, анализ и изработване на предложения за оптимизиране на процесите и интегриране на услугите, предоставяни от общинската администрация
Индикатор за изпълнение
1.Брой проведени преки наблюдения.
2.Брой внезапни проверки.
3.Брой анкетирани служители.
4.Брой на допълнителни и/или иновативни техники.
4.Изготвен анализ на текущото състояние.
5.Брой изработени препоръки.
Източници на информация за индикаторите
1.Документация по проекта.
2.Анкетни карти.
3.Доклад с анализи и препоръки.
4.Отчети от направени преки наблюдения, проверки.
Специфични цели
Ефективно организирани работни процеси.
Повишаване качеството на обслужването в администрацията
Дейност № 3
Очаквани резултати
Разработен и разпространяван информационен бюлетин.
Индикатор за изпълнение
Брой разпространен информационен бюлетин.
Източници на информация за индикаторите
Документация по проекта.
Приложен информационен бюлетин (всеки брой)
Обратна връзка от читателите
Специфични цели
Добра информираност и повишаване задоволството на потребителите.
Разпространение на резултатите от проекта
Дейност № 4
Очаквани резултати
Изследване, анализ и формулиране на предложения за въвеждане на механизми за обратна връзка и измерване задоволството на потребителите
Индикатор за изпълнение
Отчет за проведено проучване и анализ на направените констатации
Изготвено предложение за въвеждане на механизми за обратна връзка и измерване задоволството на потребителите
Източници на информация за индикаторите
Документация по проекта
Приложен отчет
Приложени предложения за въвеждане на механизми за обратна връзка и измерване задоволството на потребителите
Специфични цели
Ефективно организирани работни процеси.
Повишаване качеството на обслужването в администрацията
Информираност на обществеността и повишаване задоволството на потребителите
Дейност № 5
Очаквани резултати
Проведено посещение в Хамбург (Германия).
Проучен чужд опит за въвеждане на добри практики за постигане на по-добро обслужване.
Индикатор за изпълнение
Брой участници в дейността.
Брой проведени срещи, обсъждания
Източници на информация за индикаторите
Документи по проекта.
Отчети на служителите участвали в дейността
Работна програма
Присъствен лист
Снимков материал
Специфични цели
Ефективно организирани работни процеси.
Повишаване качеството на обслужването в администрацият
Дейност № 6
Очаквани резултати
Проучване и анализ на съществуващите регулаторни режими.
Изработване на предложения за подобрения.
Индикатор за изпълнение
Отчет за проведено проучване и анализ на съществуващите регулаторни режими
Изготвени предложения
Източници на информация за индикаторите
Документация по проекта Приложен отчет
Специфични цели
Повишаване качеството на обслужването в администрацията
Добра информираност и повишаване задоволството на потребителите
Дейност № 7
Очаквани резултати
Провеждане на кръгла маса
Създаване на Съвет за усъвършенстване на обслужването и налагане на по-добро управление
Индикатор за изпълнение
Брой участници Постигнато съгласие за създаване на Съвет за усъвършенстване на обслужването и налагане на по-добро управление
Източници на информация за индикаторите
Регистрационен списък с участниците
Дневен ред
Снимков материал
Копие от решения
Специфични цели
Ефективно организирани работни процеси.
Повишаване качеството на обслужването в администрацията
Дейност № 8
Очаквани резултати
Разработена Харна на клиента на общинска администрация Златица
Индикатор за изпълнение
Наличие на Харта на клиента разработена съобразно спецификата на администрацията
Източници на информация за индикаторите
Документация по проекта Приложена Харта на клиента
Специфични цели
Повишаване качеството на обслужването в администрацията
Добра информираност и повишаване задоволството на потребителите
Дейност № 9
Очаквани резултати
Редовно и обстойно информиране на обществеността с изпълнението на проекта и постигнатите резултати
Индикатор за изпълнение
Проведени пресконференции
Материали в медиите
Флаери
Справочник
Транспарант Рекламен клип
Източници на информация за индикаторите
Копия от материали в медии Нагледни материали
Справочник
Специфични цели
Популяризиране на целите, дейностите и резултатите от проекта
Дейност № 10
Очаквани резултати
Ефективно, публично и прозрачно изпълнение на проекта
Индикатор за изпълнение
Реализиране на планираните дейности и заложените цели
Източници на информация за индикаторите
Протоколи от срещи но екипа
Отчет на одитор
Документация по проекта
Специфични цели
Ефективно организирани работни процеси.
Повишаване качеството на обслужването в администрацията
Добра информираност на обществеността и повишаване задоволството на потребителите.
Популяризиране на целите, дейностите и резултатите от проекта
Оценка и реакция на риска
Основната задача на оценката е рисковете да бъдат анализирани, оценени и класифицирани в зони на приоритети, с цел определяне на съществените рискове за дейността.
Оценката на идентифицираните рискове се извършва от гледна точка на вероятността събитието да се случи и въздействието /ефекта/, който ще има върху дейността в организацията (като произведение между оценката на вероятността и оценката на въздействието).
Ръководството на проекта приема подхода за даване на обща оценка на всеки идентифициран риск с качествената му характеристика – нисък, среден, или висок риск, определена чрез качествените оценки на вероятността от настъпване му и неговото влияние – ниска/о, средна/о и висока/о.
За целта се използва двуизмерна скала на рисковете, по хоризонтала на която е «влиянието», а по вертикала – «веротността».
При проектирането върху нея на горепосочените оценки на вероятност и влияние се очертават три условни зони:
• зона с висок приоритет (червена зона, в която рисковете са оценени като високи). В нея попадат рискове с вероятност и влияние – съответно: висока/средно, висока/високо, и средна/високо;
• зона за наблюдение ( жълта зона, в която рисковете са оценени като средни) В обхвата на тази зона попадат рискове с вероятност и влияние – съответно: висока/ниско, средна/средно и ниска/ високо;
• зона с нисък приоритет ( зелена зона, в която рисковете са оценени като ниски) В нея попадат рискове с вероятност и влияние – съответно: средна/ниско, ниска/ниско и ниска/средно.
Използват се различни методи за анализ на рисковете – чрез колективно обсъждане на вероятността даден риск да възникне и значимостта на събитието по отношение на дейността в организацията, опита от предишни инциденти (събития), показващ тяхната честота и влияние, обсъждане с други организации, които са изложени на подобен риск и др.
За определяне на крайните резултати (рисковия профил на дейността) се изчислява Средната претеглена стойност на риска /СПСР/, като съотношение между сумата на оценките на всички идентифицирани рискове, които застрашават постигането на една цел и техния брой.
Във връзка с гореизложеното е необходимо трансформиране на качествените оценки на риска в абсолютни числа. За целта се използва три степенна скала, като всеки отделен риск, определен като нисък се оценява с «1», среден – с «2» и висок – с»3»
С оглед анализиране на крайните резултати (рисковия профил), Средната претеглена се категоризира в три основни групи, характеризиращи състоянието на СФУК за изпълнение на проекта:
_ ниска – от 1 до 1.70 ( добро състояние на СФУК);
_ средна – от 1.71 до 2.30( задоволително състояние на СФУК);
_ висока – от 2.31 до 3 ( лошо състояние на СФУК).
Ръководството на проектаа определя своята реакция спрямо рисковете на база на установените рискови приоритети:
- спрямо рисковете, попадащи в зоната с висок приоритет задължително се предприемат мерки чрез изготвяне на план за действие, включващ отговорни лица и срокове;
- рисковете в зоната на наблюдение (среден риск) се следят периодично и се анализират механизмите и действията, чрез които те се поддържат в рамките на приемливото ниво;
- рисковете с нисък приоритет се преглеждат поне веднъж месечно и си анализира вероятността и влиянието, което биха имали при промени във вътрешните и външни фактори и ескалиране на други рискове.
Реакцията на риска може да бъде:
Толериране на риска – приемане на риска на нивото, на което е оценен. Такава реакция е възможна само, ако оценката на остатъчния риск е в рамките на приемливото ниво, или са налице ограничени възможности за предприемане на ефективни действия;
Ограничаване на риска /третиране/ – въвеждане на контролни дейности, с цел, ограничаване на въздействието, и/или вероятността от настъпването му. По-голямата част от рисковете попадат в тази категория. Целта не е непременно да бъде елиминиран даден риск, а по-скоро да се въведат мерки , чрез които да се ограничи риска до приемливо ниво;
Прехвърляне на риска – в случай, че риска е неприемливо висок може да се потърси възможност за прехвърлянето, или споделянето му с друга организация. Основните начини за прехвърлянето на риска са застраховането, сключването на партньорски споразумения и осигуряването на определени дейности като външна услуга;
Прекратяване – намаляване и/или ограничаване на вероятността и/или влиянието на риска чрез прекратяване на дейността, която го поражда; Планове за действие при непредвидени обстоятелства – Всеки един от рисковете може внезапно да се прояви и да създаде кризисна ситуация, дори тези, които са оценени с ниска вероятност/влияние. Плановете за действие при непредвидени обстоятелства се прилагат спрямо всички рискове, които могат да имат критично, или катастрофално влияние върху организацията.
Избор и обосновка на методите за формиране на проектния екип и организиране на съвместната работа

Проектният екип, изграден за целите на управление на проекти, е основен фактор за успешното приключване на проекта. Преходността на проекта определя временния характер на проектния екип. Той е поставен при специфични условия, свързани с изграждането, управлението и мотивацията.
Ръководителите на проектите работят в среда с повишен риск и неопределеност при планиране на действията на екипа. Това се обуславя и от уникалността на извършваните работи по проекта. Управлението на проектния екип изисква особено внимание в сравнение с традиционното организационно управление

При формирането на проектния екип ръководителят на проекта обединява група от специалисти. Той има задача да създаде чувство за принадлежност към съвместно работеща, интегрирана група, споделяща общи ценности и норми за постигане целите на проекта
Изграждането на екипа е целенасочен процес, който има за задача да улесни израстването на една група от специалисти в сплотена и ефективна работна единица, така че да са налице следните условия:

Управлението на екипа е систематично, целенасочено и приемливо за всички участници.
Ролите, функциите и основните задачи на екипа са ясно осъзнати от неговите членове.
Участниците в екипа насочват усилията си за постигане на
колективен резултат.
Работната атмосфера на екипа е позитивна, стимулираща и творческа.
Както формалните, така и неформалните срещи на екипа са ефективни и се оползотворяват всички налични ресурси.
Слабостите на екипа се установяват навременно, като отрицателните последствия се отстраняват или коригират.
Съществен етап от формирането на екипа е определяне ролите и отговорностите на членовете на екипа за изпълнение на проектните дейности. Целта е да се изградят общи критерии от ценности и норми.
Процесът на формиране на екипната принадлежност отнема време и обикновено проектните екипи преминават през пет отделни етапа в процеса на своето изграждане. По време на тези пет етапа мотивацията и ефективността на екипа преминават през цикъл на първоначален спад с последващо нарастване, преди да достигнат етапа на стабилност и последващ спад или нарастване в края на процеса
Задачата на проектния ръководител е да структурира процеса на изграждане на екипа по такъв начин, че тои максимално бързо да достигне етапа на стабилност и ефективността по време на този етап да бъде възможно най-висока, както и да се запази на това ниво до приключване на проекта
Ръководителят на проекта (и съответно на екипа) е ключовата фигура, от която зависи осъществяването на проектната задача. Той е упълномощен да извършва определени действия и трябва да притежава познания не само относно същностната характеристика на проекта, но и в областта на управлението на проекти, трудовото и търговското право, финансите, социологията и организационното поведение.
Освен това от ръководителя на екипа се очаква да притежава и личностни качества като: готовност за поемане на отговорност, склонност към риск, психическа и физическа издръжливост и др.
Обшите подходи на ръководителите на екипи (проекти) могат да се класифицират както следва:

Способност за решаване на проблеми и ориентираност към конкретни резултати – целта е да се работи не заради самата работа, а да се постигне предварително договорената цел.
Енергия и инициативност – ръководителят на проекта трябва да бъде в състояние да продължава работата и да управлява при значително напрежение и необичайни обстоятелства.
Самоувереност – ръководителите трябва да имат самочувствието, че това, което вършат, е правилно
Способност да преценява явленията в перспектива – ефективният ръководител трябва да бъде способен да погледне отвъд екипа си и да може да прецени как се вписва в организацията като цяло.
Комуникативност – това е едно от основните изисквания към ефективния ръководител. Той трябва да е в състояние да комуникира на всички нива в организацията, за да спечели вниманието на висшестоящите и подчинените си за целта на проекта
Умение да преговаря – тъй като проектът обикновено представлява договор между ръководителя на проекта, които е представител на организацията-изпълнител и организацията-възложител, а този договор се конкретизира чрез двустранни преговори. Ръководителят на проекта трябва да спечели благоразположението и сътрудничеството на останалите, които са свързани по някакъв начин с проекта, чрез своята способност да преговаря и убеждава

Етикети: реферат за бизнеса, реферат за Златица